Julian Wahl
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Aus der PraxisCase study

Wie erhöht man die Personaldatenqualität in einem Bauunternehmen?How do you improve employee data quality at a construction company?

Wenn es um unvollständige oder veraltete Personaldaten geht, dürfte die Baubranche gute Chancen auf einen Platz auf dem Siegertreppchen haben. Gerade im gewerblichen Bereich gibt es einiges aufzuräumen. Wie das mit heutigen KI-Werkzeugen als eine Art One-Man-Show mit punktuellem Sparring möglich ist, zeigt dieses Projekt.When it comes to incomplete or outdated employee data, construction could be a strong contender for a podium finish. There is plenty to sort out, especially for the workforce on site. This project shows how today’s AI tools made it possible for me to tackle the work largely on my own, with occasional support.

Das ErgebnisOutcome

Führungskräfte, Personalabteilung und Leute auf der Baustelle arbeiten dort, wo sie ohnehin sind: in Microsoft Teams, per WhatsApp oder in schlanken Weboberflächen. KI übernimmt klar umrissene Schritte, etwa das Auslesen von Lebensläufen und das Befüllen von Formularfeldern. Daten werden einmal erfasst und dann weitergegeben, statt sie immer wieder abzufragen. Nach der erfolgreichen Pilotphase wird die Lösung schrittweise auf die weiteren Geschäftsbereiche ausgerollt.Managers, HR, and people on construction sites work where they already are: in Microsoft Teams, on WhatsApp, or in lightweight web interfaces. AI handles clearly defined steps, such as reading resumes and filling in form fields. Data is entered once and passed along instead of being requested again. Following a successful pilot, the solution is being rolled out to the remaining business units in stages.

RolleRole
UX Solution Manager · Konzept und Umsetzung end to endUX Solution Manager · end-to-end design and development
TeamTeam
Allein, mit einem Sparringspartner für die gemeinsame DatenbasisSolo, with a sparring partner for the shared data model
Für wenClient
BauunternehmenConstruction company
Über wenThrough
Centigrade
ZeitraumTimeline
04 | 2026Apr 2026 – heutePresent
BausteineBuilding blocks
Microsoft TeamsLovableSupabasen8nKIAI

Ausgangslage und ZielStarting point and goal

Die Ausgangslage war so problematisch wie alltäglich: In einem Bauunternehmen mit über 3.000 Mitarbeitern waren die Personaldaten über Jahre gewachsen, an manchen Stellen unvollständig, an anderen längst veraltet. Ich habe mir einen Abschnitt des Employee Lifecycle vorgenommen und von Grund auf neu aufgebaut: vom Melden des Personalbedarfs bis zur Vertragserstellung.

The starting point was as familiar as it was problematic: at a construction company with more than 3,000 employees, employee data had accumulated over the years, leaving some records incomplete and others outdated. I rebuilt one part of the employee lifecycle from the ground up, from requesting staff to preparing employment contracts.

Bisher begann eine Personalanforderung mit einer Mail oder einem Anruf bei der Personalabteilung. Danach wurden Angaben weitergegeben, erneut abgetippt und fehlende Informationen nachgefragt. Die Übergaben zwischen den Beteiligten habe ich so gestaltet, dass Daten einmal strukturiert erfasst werden und für den nächsten Schritt bereits vorliegen.

Previously, a staffing request began with an email or a call to HR. Information was then passed along, retyped, and followed up when something was missing. I designed the handovers between the people involved so data is captured once in a structured format and ready for the next step.

NachrichtMessage
VertragserstellungEmployment contract request
VonFrom
AnToPersonalabteilungHR

Bitte erstellen Sie einen Vertrag für HerrnPlease prepare an employment contract for Mr. als BIM-Modeler am Standortas a BIM modeler in MünchenMunich mit folgenden Rahmendaten:with the following details:

NameName:
AdresseAddress:
Musterstraße 12, 12345 Musterstadt12 Example Street, 12345 Example City
GeburtstagDate of birth:
01.01.1990January 1, 1990
ArbeitsbeginnStart date:
01.09.2026September 1, 2026
BruttomonatsgehaltGross monthly salary:
4.500 € / Monat€4,500
DienstwagenCompany car:
NeinNo

KontaktdatenContact details

TelefonPhone:
+49 30 00000000+49 30 00000000
MailadresseEmail address:

Die Bewerbungsunterlagen von HerrnI have attached the application documents for Mr. habe ich der Mail angehängt. Die Unterlagen sind auch in unserem Karriereportal eingepflegt.to this email. The documents are also available in our careers portal.

Die Einstellung ist mit FrauThe hire has been approved by Ms. abgestimmt..

Vielen Dank!Thank you!

Mit freundlichen GrüßenBest regards

BewerbungsunterlagenApplication documents

Wir wüssten schon gerne, wann unsere Mitarbeiter Firmenjubiläum haben.We’d really like to know when our employees have their work anniversaries.

Eine Führungskraft möchte ihren Personalbedarf schnell melden und sich dann wieder um das Tagesgeschäft kümmern. Die Personalabteilung braucht vollständige Angaben, um einen Vertrag vorbereiten zu können, und möchte direkt von einer neuen Anforderung erfahren.

Managers want to submit staffing requests quickly and get back to their day-to-day work. HR needs complete information to prepare a contract and wants to know as soon as a new request arrives.

Die Fragen dahinterKey questions

  • Wie lässt sich Personalbedarf in wenigen Minuten melden, ohne erst ein weiteres System lernen zu müssen?How can a manager submit a staffing request in minutes without learning another system?
  • Wie bekommt die Personalabteilung die benötigten Angaben früh und vollständig?How can HR get complete, accurate data from the start?
  • Wer darf welche Personaldaten sehen, und wo werden sie verarbeitet?Who can access which employee data, and where is it processed?

Weg zur LösungDesign decisions

  1. Informationen direkt in Teams verfügbar machenUse Teams for questions and notifications

    Mein Ansatz: Was muss jemand als Nächstes tun, und was braucht er dafür? Daran habe ich Oberflächen, Daten und Abläufe ausgerichtet.

    My approach: What does someone need to do next, and what do they need for it? I shaped the interfaces, data, and workflows around that.

    Führungskräfte und Personalabteilung arbeiten ohnehin mit Teams. Dort habe ich einen eigenen Teams-Bot konfiguriert und ausgerollt, über den sie offene Anforderungen und den aktuellen Stand abfragen können. Neue Anforderungen und Statusänderungen meldet er von selbst. Der Ablauf funktioniert auch ohne Teams. Über einen Wissenskatalog in einer eigenen Oberfläche lassen sich die Fähigkeiten des Bots pflegen und erweitern.

    Managers and HR already work in Teams. I configured and deployed a dedicated Teams bot so they can ask about open requests and their current status. The bot also sends notifications when a request arrives or its status changes. The workflow works without Teams, too. A separate interface provides a knowledge catalog for maintaining and extending the bot’s capabilities.

  2. Daten gemeinsam nutzen, Zugriffe von Anfang an klärenShare data and define access from the start

    Mit Lovable habe ich die Oberflächen für Erfassung und Bearbeitung gebaut. Die gemeinsame Datenbasis liegt in Supabase: Informationen zu Personen, Verträgen und Bearbeitungsständen laufen hier zusammen. Wer welche Daten sehen und bearbeiten darf, war von vornherein Teil des Konzepts. Bei der gemeinsamen Datenbasis hatte ich einen Sparringspartner, weil auch andere Anwendungen darauf zugreifen.

    I used Lovable to build interfaces for submitting and processing requests. Supabase holds the shared data: information about people, contracts, and request status. Who can view and edit each type of data was part of the design from the start. I had support on the shared data model because other applications use it too.

    Die einzelnen Schritte verbindet n8n. Geht eine neue Anforderung ein, werden die Daten angelegt, die Personalabteilung informiert und ein Vertragsentwurf vorbereitet. Die Systeme greifen dabei über Schnittstellen auf dieselben Informationen zu. So muss niemand die Angaben im nächsten Schritt noch mal eintippen.

    n8n connects the steps. When a new request arrives, the workflow creates the records, notifies HR, and prepares a draft contract. The systems access the same information through APIs, so nobody has to type the same information in again at the next step.

  3. KI für das Auslesen und Übertragen einsetzenUse AI to extract and transfer information

    Lebensläufe auslesen und die passenden Formularfelder befüllen: Hier übernimmt KI das fehleranfällige Übertragen der Angaben. Welche Daten dabei in welchem System verarbeitet werden dürfen, habe ich vorab festgelegt.

    AI reads resumes and fills in the relevant form fields, taking over the error-prone task of copying information. I defined in advance which data could be processed in each system.

  4. Weitere HR-Anliegen in einer Übersicht bündelnBring other HR requests into one view

    Auch Bescheinigungen, Stammdatenänderungen, Auskünfte oder neue Ausstattung landen bei der Personalabteilung. In meinem Prototyp habe ich diese Service Requests in einer gemeinsamen Übersicht zusammengeführt. Die Personalabteilung kann Anfragen dort übernehmen und bearbeiten und hat die zugehörigen Informationen direkt vor sich.

    HR also receives requests for certificates, employee record updates, information, and equipment. In my prototype, I brought these service requests into a shared overview. HR can pick up and process requests there, with the relevant information at hand.

    PersonalverwaltungHR workspaceService RequestsHR

    Service Requests

    4 laufende Anfragen4 active requests

    Alle AnfragenAll requests 5OffenOpen 3In BearbeitungIn progress 1ErledigtDone 1
    Anfragen durchsuchen …Search requests …Alle KategorienAll categoriesNeueste zuerstNewest first
    • KrankmeldungSick leaveKrankmeldung – Baustelle Saarbrücken-OstSick leave – Saarbrücken-Ost site
      Andrei Popescu09.07.2026Jul 9, 2026 OffenOpen ÜbernehmenAssign to me
    • ArbeitgeberbescheinigungEmployment verificationBescheinigung für KreditantragEmployment verification for a loan application
      Michael Berger08.07.2026Jul 8, 2026 OffenOpen ÜbernehmenAssign to me
    • StammdatenänderungEmployee record updateNeue Anschrift ab 01.08.2026New address effective August 1, 2026
      Sabine Vogt08.07.2026Jul 8, 2026 OffenOpen ÜbernehmenAssign to me
    • GehaltsauskunftSalary informationGehaltsnachweis letzte 3 MonatePay statements for the last 3 months
      Thomas Wagner07.07.2026Jul 7, 2026 In BearbeitungIn progress ErledigenComplete
    • BankdatenänderungBank account updateNeue BankverbindungNew bank account
      Maria Becker02.07.2026Jul 2, 2026 ErledigtDone ✓ AbgeschlossenClosed
    1–5 von 5 Anfragen1–5 of 5 requests1

    Wer auf der Baustelle krank wird, kann sich per WhatsApp melden – auch als Sprachnachricht in der eigenen Sprache. Die Nachricht wird transkribiert, ins Deutsche übersetzt, als Krankmeldung erkannt und an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Dahinter arbeiten mehrere Systeme und KI-Schritte zusammen. Für die meldende Person bleibt es eine einzige Nachricht.

    Someone who falls ill at a construction site can report it through WhatsApp, including by voice message in their own language. The message is transcribed, translated into German, identified as a sick leave notification, and forwarded to the right people. Several systems and AI steps work together behind the scenes. For the person reporting it, it is still just one message.

    PersonalverwaltungHR workspaceService RequestsHR
    Service Requests KrankmeldungSick leave

    KrankmeldungSick leave – Andrei Popescu

    OffenOpen
    BaustelleSite
    Saarbrücken-Ost
    KanalChannel
    WhatsApp-SprachnachrichtWhatsApp voice message
    EingangReceived
    09.07.2026, 06:48Jul 9, 2026, 6:48 AM

    Original (Rumänisch)Original (Romanian)

    Astăzi nu pot veni la muncă, sunt bolnav. Merg azi la doctor și trimit certificatul medical cât de repede pot. Vă rog să anunțați șeful de șantier.

    Übersetzung (Deutsch)Translation

    Ich kann heute nicht zur Arbeit kommen, ich bin krank. Ich gehe heute zum Arzt und schicke die Krankschreibung so schnell wie möglich. Bitte informieren Sie den Polier.I can’t come to work today because I’m sick. I’m seeing a doctor today and will send the medical certificate as soon as possible. Please let the site foreman know.

    An: PersonalabteilungTo: HR ÜbernehmenAssign to me

RückblickLooking back

Was mich an diesem Projekt besonders begeistert: Mit KI konnte ich den gesamten Softwareentwicklungsprozess selbst umsetzen, vom ersten Konzept bis zur fertigen Anwendung.

What excites me most about this project is that AI enabled me to handle the entire software development process myself, from the first concept to the finished application.

Mein wichtigstes Werkzeug dabei war Context Engineering: Anforderungen, Entscheidungen und das Warum dahinter standen alle in einem Git-Repository – für die KI und für mich, wenn ich später nachvollziehen wollte, warum ich etwas so gebaut hatte.

My most important tool was context engineering. Requirements, decisions, and the why behind them all lived in a Git repository. That helped the AI, and it helped me whenever I wanted to remember why I had built something a certain way.

Klar ist aber auch: Mit KI ist man schnell bei einem Ergebnis, aber die Nutzer zu verstehen, lässt sich nicht abkürzen. Ob ein Ablauf für die Leute auf der Baustelle passt, kann nur beurteilen, wer ihre Bedürfnisse kennt.

That said, AI gets you to a result quickly, but there is no shortcut to understanding users. Only someone who knows their needs can judge whether a workflow works for the people on a construction site.